Удалённая бухгалтерия

Удалённая бухгалтерия — это не просто замена штатного специалиста. Это полноценное решение для бизнеса любого масштаба, которое помогает экономить время, деньги и нервы. Но кто действительно получает максимальную пользу от этой услуги?

Кто выигрывает от удалённой бухгалтерии?

1. Индивидуальные предприниматели (ИП)
   Большинство ИП работают в одиночку или с минимальным штатом. Нанимать собственного бухгалтера им невыгодно — а вот передать учёт на аутсорс гораздо дешевле и удобнее.
   ✅ Пример: ИП Смирнов из Екатеринбурга тратил до 25 часов в месяц на документы. После перехода на удалённую бухгалтерию он освободил почти два рабочих дня в месяц и увеличил клиентский поток на 30%.

2. Малые и средние предприятия (ООО)
   Компании с численностью сотрудников до 50 человек часто сталкиваются с проблемой: штатный бухгалтер нужен, но его содержание обходится дорого. Удалённая бухгалтерия позволяет получить опытных специалистов без аренды офиса, налогов и больших зарплат.
   ✅ Пример: ООО «ТехноСтрой» сэкономило 42% бюджета на бухгалтерию, сохранив при этом высокий уровень обслуживания.

3. Стартапы и новые компании
   На старте важно минимизировать издержки. Удалённая бухгалтерия — идеальное решение, которое масштабируется вместе с ростом бизнеса.
   ✅ Пример: Онлайн-школа по программированию начала работать с удалённым бухгалтером на первом этапе. Когда компания выросла, ей потребовалась лишь расширенная версия той же услуги — без лишних трудозатрат.

4. Сезонные и проектные бизнесы
   Если ваш бизнес работает не круглый год, платить полную зарплату бухгалтеру нецелесообразно. Удалённая бухгалтерия позволяет оплачивать только фактические часы работы.
   ✅ Пример: Агентство по организации мероприятий использует бухгалтерские услуги только в активные месяцы. Это снизило расходы на 60%.

5. Бизнесы с цифровым присутствием
   Интернет-магазины, фрилансеры, онлайн-сервисы — все они уже живут в облаке. Логично, что их бухгалтерия тоже там находится.
   ✅ Пример: Маркетплейс «Эко-продукты» полностью перевёл учёт в облако и теперь взаимодействует с бухгалтером через личный кабинет, чат и видеозвонки.

Почему удалённая бухгалтерия выгодна?

• Снижение затрат : Не нужно платить за аренду, техническое оснащение, соцпакет.
• Гибкость : Можно выбрать именно те услуги, которые нужны вам — налоговая отчётность, расчёт зарплаты, кадры и т.д.
• Профессионализм : Вы получаете доступ к команде экспертов, а не к одному штатному специалисту.
• Автоматизация : Использование облачных сервисов (например, 1С в облаке) ускоряет процессы и снижает риск ошибок.
• Прозрачность : Личный кабинет, регулярные отчёты и онлайн-мониторинг дают полный контроль над процессами.

Многие предприниматели думают, что удалённая бухгалтерия — это просто «кто-то считает деньги». На самом деле это комплекс услуг, охватывающий всё, что связано с финансовым и налоговым учётом.

Давайте разберёмся, какие задачи можно доверить удалённой команде и как это упростит жизнь вашему бизнесу.

Основные направления удалённого бухгалтерского обслуживания

1. Ведение бухгалтерского учёта Это база всей работы. Удалённый бухгалтер ведёт учёт всех операций компании: поступление доходов, оплата расходов, начисление налогов, движение основных средств и многое другое.

   • Работа с первичкой (приходные/расходные документы, накладные, акты).
   • Внесение данных в систему (например, 1С в облаке).
   • Формирование проводок и контроль за движением денег.
   • Сверка с банком и контрагентами.

2. Подготовка и сдача налоговой отчётности Один из самых ответственных этапов. Бухгалтер готовит все необходимые формы и подаёт их в срок.

   • Декларации по УСН, ЕНВД, ОСНО.
   • Расчёты по страховым взносам (РСВ, ЕФСС).
   • Отчётность по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ.
   • 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, 4-НДФЛ.
   • Подача через личный кабинет ИФНС или интегрированный сервис.

3. Кадровый учёт и расчёт заработной платы Если у вас есть сотрудники, этот блок обязателен. Удалённый специалист возьмёт на себя не только расчёт зарплаты, но и всю связь с ПФР, ФСС и другими органами.

   • Приказы, трудовые договоры, личные карточки.
   • Начисление зарплаты, премий, отпускных, больничных.
   • Удержание НДФЛ, формирование платежей во внебюджетные фонды.
   • Электронные трудовые книжки и работа с электронными подписями.

4. Электронный документооборот (ЭДО) Современный бизнес уже не может обойтись без цифровых документов. ЭДО позволяет обмениваться счетами-фактурами, актами, накладными в электронном виде.

   • Интеграция с Контур.Диадок, СБИС, Тензором.
   • Обмен с контрагентами без бумажных копий.
   • Автоматическая сверка с контрагентами.
   • Архивация и хранение документов.

5. Работа с банками и онлайн-платежи Бухгалтер может подключиться к вашему онлайн-банку и выполнять такие задачи:

   • Формирование и отправка платежных поручений.
   • Контроль движения денежных средств.
   • Анализ кассовых операций.
   • Согласование операций с вами перед отправкой.

6. Консультации и налоговое планирование Удалённый бухгалтер — не просто исполнитель. Он может стать вашим советником по вопросам налогообложения и финансов.

   • Рекомендации по выбору системы налогообложения.
   • Советы по снижению налоговой нагрузки.
   • Консультации по спорным ситуациям с контролирующими органами.
   • Прогнозирование налоговых обязательств.

7. Восстановление бухгалтерии Если учёт был утерян или ведён некорректно, удалённый бухгалтер поможет восстановить его.

   • Восстановление отсутствующих операций.
   • Корректировка ошибок прошлых периодов.
   • Подготовка недостающей отчётности.
   • Разъяснение причин возникших проблем.

8. Управленческий учёт Не для отчётности, а для управления. Удалённая команда может подготовить внутренние отчёты:

   • Анализ рентабельности.
   • Калькуляция себестоимости.
   • Мониторинг показателей эффективности (KPI).
   • Формирование бюджета и прогнозов развития.

9. Работа с государственными органами Удалённый бухгалтер может представлять интересы компании в:

   • Налоговой инспекции (подача отчётности, запросы, ответы на требования).
   • Пенсионном фонде (отчёты, персонифицированный учёт).
   • Фонде социального страхования (документы по травматизму, больничные).
   • Росстате (формирование статистической отчётности).

10. Поддержка в переходе на облачные технологии Если вы хотите перевести учёт в облако, бухгалтер поможет:

    • Перенос данных из старой программы.
    • Настройка 1С в облаке, «Моё дело» или других сервисов.
    • Обучение работе с новыми инструментами.
    • Интеграция с CRM, интернет-магазином, онлайн-кассой.

Одна из главных причин, по которой предприниматели настороженно относятся к удалённой бухгалтерии — это вопросы конфиденциальности и безопасности данных . Передавать финансовую информацию третьей стороне — ответственный шаг, и он требует внимательного подхода.

Но что если я скажу вам, что удалённая бухгалтерия может быть даже безопаснее , чем работа штатного специалиста?

Почему безопасность удалённой бухгалтерии — не миф

Когда вы работаете с надёжным провайдером, таким как компания «Апофема» , ваши данные защищены на уровне банковских стандартов. Вот почему:

1. Шифрование данных
   Все документы передаются через защищённые каналы (TLS/SSL), а хранение информации осуществляется в зашифрованном виде. Это делает перехват невозможным.

2. Электронная подпись (ЭЦП)
   Подписание договоров и документов происходит с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, которая имеет юридическую силу и защищена законом.

3. Системы электронного документооборота (ЭДО)
   Вместо того чтобы передавать файлы через небезопасные почты или мессенджеры, мы используем проверенные сервисы, такие как «Контур.Диадок», «СБИС», где каждый документ проходит верификацию.

4. Договор о неразглашении (NDA)
   Мы заключаем соглашение о конфиденциальности, которое обязывает наших сотрудников не разглашать никакую информацию, полученную в процессе работы.

5. Резервное копирование и доступ только по правам
   Данные клиентов хранятся в облаке с автоматическим резервным копированием, а доступ к ним возможен только у назначенных лиц.

Пример: Клиент «Апофемы» — онлайн-школа по программированию — полностью перевела учёт в облако. Доступ к документам ограничен, а все операции проходят через двухфакторную аутентификацию. С тех пор ни одного инцидента с данными не было зафиксировано.

Как выбрать надёжного удалённого бухгалтера?

Если вы хотите быть уверены в безопасности своих данных, обратите внимание на следующие моменты:

• Опыт компании : Чем дольше фирма на рынке, тем выше вероятность её надёжности.
• Отзывы клиентов : Проверьте, есть ли положительные отзывы, особенно о том, как компания работает с конфиденциальной информацией.
• Техническая оснащённость : Использует ли компания ЭДО, облачные технологии, систему контроля доступа?
• Лицензии и сертификаты : Есть ли у провайдера подтверждённый статус партнёра 1С или других платформ?
• Юридическое сопровождение : Заключается ли официальный договор, в котором прописаны обязательства и ответственность?

Факт: По данным исследования InfoWatch, 78% компаний, использующих удалённую бухгалтерию от профессиональных провайдеров, сообщают о высокой степени удовлетворённости уровнем защиты данных.

Почему «Апофема» — ваш надёжный партнёр в вопросах безопасности

• Мы используем только сертифицированные системы : 1С в облаке, «Контур.Эльба», «Диадок» и другие.
• Все наши сотрудники проходят тестирование на доверие и имеют допуск к работе с финансовой информацией.
• Мы храним ваши данные в зашифрованном виде и обеспечиваем круглосуточную защиту от внешних угроз.
• У нас нет единого администратора : доступ к вашему учёту разграничен между несколькими специалистами.
• Вы всегда можете запросить аудит безопасности и получить полный отчёт о состоянии ваших данных.

Одна из главных причин, почему предприниматели сомневаются в переходе на удалённую бухгалтерию — это вопрос: а как же документы? Ведь раньше всё было на бумаге, в папочках, с подписями и печатями. А теперь что? Как передавать накладные, акты, счета-фактуры, договоры?

Не переживайте. В цифровую эпоху документооборот стал не только проще, но и надёжнее . Особенно если вы работаете с компанией «Апофема» .

Какие инструменты используются для электронного документооборота

1. Электронный документооборот (ЭДО)
   Это основа современной бухгалтерии. ЭДО позволяет обмениваться первичными документами в электронном виде:

   • Счета-фактуры
   • Товарные накладные
   • Акты выполненных работ
   • Договоры
     Все они передаются в формате XML и имеют такую же юридическую силу, как бумажные документы.

   🔹 Популярные платформы: Контур.Диадок , СБИС , Тензор .
   🔹 Преимущество: автоматическая сверка с контрагентами, отсутствие очередей, защита от подделки.

2. Облачные хранилища файлов
   Для передачи сканов документов, договоров, справок или других файлов мы используем облачные сервисы:

   • Google Drive
   • Яндекс.Диск
   • Dropbox
     Эти инструменты позволяют хранить данные в зашифрованном виде, ограничивать доступ по правам и отправлять большие объёмы информации без потери качества.

3. Мессенджеры и email с шифрованием
   Обмен документами через Telegram, WhatsApp, Viber или почту возможен, но только при условии использования защищённых каналов. Например, мы используем:

   • Защищённые чаты с двухфакторной аутентификацией
   • Шифрованный email (S/MIME)
     Это гарантирует, что ваши данные не попадут к третьим лицам.

4. Личный кабинет клиента
   В «Апофеме» каждый клиент получает доступ к личному кабинету, где можно:

   • Загружать и скачивать документы
   • Отслеживать статус задач
   • Получать уведомления о важных датах
   • Обсуждать текущие вопросы с вашим бухгалтером

5. Подписания с помощью ЭЦП (электронной цифровой подписи)
   Чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Мы помогаем получить ЭЦП или используем уже имеющуюся у вас.

Пример: Интернет-магазин «Здоровый Перекус» полностью перевёл документооборот в облако. Благодаря интеграции с Контур.Диадок и Google Drive, компания экономит до 10 часов в месяц на бумажной работе и получает полный контроль над документами.

Как происходит передача документов на практике

Вот типовой процесс взаимодействия:

1. Вы делаете скан или фото документа на телефоне или сканере.
2. Передаёте его через мессенджер, email или облачное хранилище.
3. Бухгалтер загружает его в учётную систему (например, 1С в облаке), создаёт проводку, формирует отчётность.
4. Если нужна подпись — отправляем документ в систему ЭДО или через личный кабинет. Вы ставите ЭЦП.
5. Готовая отчётность сдаётся в налоговую онлайн.

Всё просто. И главное — без лишней бюрократии и очередей в банк.

Как мы обеспечиваем безопасность ваших документов

• Шифрование данных : все документы передаются через защищённые протоколы.
• Разграничение прав доступа : только назначенные специалисты видят ваши документы.
• Резервное копирование : никаких рисков потери информации.
• Хранение в защищённых системах : только проверенные и сертифицированные платформы.
• NDA (договор о неразглашении): мы обязуемся не использовать ваши данные ни в каких целях, кроме оказания услуг.